Proje ve Proje Yönetimi

Proje ve Proje Yönetimi

Proje: Benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak için yürütülen geçici bir girişimdir.

Proje yönetimi: Proje ihtiyaçlarını karşılamak için bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje aktivitelerine uygulanmasıdır.

Proje yönetimi başarı kriterleri: 1- Zaman 2- Kapsam 3-Maliyet bunlar Kaliteyi gerçekleştirir

Proje: Belirli başlangıç bitiş zamanı var, benzersiz, daha önce yapılmamış, aşamaları var, kaynakları kullanır

Operasyon: Bitiş zamanı olmayabilir, rutin olarak tekrar eder, daha önceden yapılıştır, nasıl yapılacağı bilinir, aşamaları vardır, kaynakları kullanır

Organizasyonel süreç varlıkları: Projenin yürütüldüğü organizasyona ait, iş süreçleri, prosedürler, planlar ve tüm bilgi tabanlarıdır. Ör: Satın alma Prosedürü

Çevresel işletme faktörü: Proje ekibi kontrolünde olmayan dış etkenler ör:siyasi ortam, Pazar koşulları

Alt proje: Bir projenin genellikle kurum dışı veya başka bir departmanca gerçekleştirilen aşamasıdır

Proje yönetim ofisi: Kendi alanına giren projelerin merkezi olarak kontrolünü sağlar

Paydaş: Proje süresince ve proje sonucunda olumlu, olumsuz etkilenen herkes.

Aşamalı olgunlaşma: Proje çalışmaları arttıkça faaliyet detaylanır, daha gerçekçi hedefler belirlenir, proje taraflarının zaman içinde proje yönetimine ve organizasyonuna güveni artar.

Program & portföy:

Farklı amaçlar doğrultusunda oluşturulan projelerin birbirleriyle koordineli olarak planlanması ve genel kazanımının sağlanması için oluşturulan projeler kümesine program denir.

Programlar da bir araya gelerek portföyü oluşturur. Amaç stratejik hedefleri karşılamak amacı ile proje veya programların başlatılmasıdır.

Proje süreçleri: Projenin başından sonuna kadar geçen süreyi ifade eder. Bir sonuca ulaşmak için gerçekleştirilen faaliyetler serisine süreç denir. Süreçlerin girdileri, çıktıları, araçları ve teknikleri vardır.

Proje yönetim süreçleri: Projenin yönetilmesi için gerekli süreçlerdir ve genellikle standarttır. Örneğin zaman çizelgesinin hazırlanması.

Ürün bazlı süreçler: Proje ürününün belirlenmesi ve oluşması için gerekli süreçlerdir. Uygulama alanına göre değişkenlik gösterir. Örneğin yazılım projesinde iş analizinin, kodlama ve geliştirme çalışmalarının yapılması.

Süreç grupları:

1-Projelerin başlatma aşaması: Proje başlatma belgesinin doldurulması, paydaşların tanımlanması

2- Planlama: Kaynak, kapsam, maliyet yönetimi gibi yapılması gerekenlerle ilgili aşamaların planlanmasıdır

3- Yürütme

4- Kapanış süreçleri

5- İzleme ve kontrol süreç aşaması: Proje çalışmalarının başından sonuna kadar standartlara uygun şekilde kontrol edilmesidir

Bilgi Alanları-Proje süreçleri

Bilgi alanları bir proje yönetim sürecinde yapılması gereken işleri ifade etmektedir. Bunlarda ilki:

1-Entegresyon yönetimi: Bir proje yöneticisinin proje süresince yapılması gereken tüm çalışmalarda koordinasyonun sağlanmasını, gerekliliğini ve maliyetini hesap etmesidir.

2-Kapsam yönetimi: Projede neyin nasıl yapılacağını tahmin ettiğimiz kısımdır.

3-Zaman yönetimi: Projede neyin ne zaman kim tarafından hangi sırada yapılacağı belirlenir.

4-Maliyet yönetimi: Projenin tahmin edilmiş bütçeler çerçevesinde tamamlanması için gerekli çalışmaları içerir

5-Kalite yönetimi: Projenin belirlenen kalite hedeflerinde tamamlanması için projenin planlama ve yürütme aşamasında, izleme ve kontrol aşamasında ne yapılması gerektiğini ifade eder.

6-Kaynak yönetimi: Projede yapılması gereken işlerin kimler tarafından yapılacağını ve kaynakların nasıl yönetileceğini içerir

7-İletişim yönetimi: Projenin en önemli konularından. Proje yöneticisi işinin %90dır.Proje ekipleri arasında etkili iletişimin sağlanmasıdır.

8-Risk yönetimi: Tehdit ve fırsatların ele alıp yönetilmesi

9-Tedarik yönetimi: Projelerde söz konusu olan satın almaların şartname boyutundan sözleşme boyutuna kadar nasıl olacağının belirlendiği kısımdır.

10-Paydaş Yönetimi: Paydaşların tanımlanıp yönetilmesi

Proje süreçleri

Proje başlatma -> planlama -> yürütme -> kapanış ve izleme kontrol

Proje yöneticisinin yetkinlikleri: Beceri, performans, bilgi

Proje yöneticisinin iletişim becerileri: liderlik, ekip kurma, motivasyon, iletişim, etkileme, karar alma, siyasi ve kültürel farkındalık, müzakere, güven oluşturma, çatışma yönetimi, koçluk

Projelerde başarı için kriterler: 1- planlamaya zaman ayrılması 2- proje amaç ve kısıtları belirlenmiş olmalı 3- Personel ihtiyacının sağlanması 4-Proje izleme ve kontrolünün etkin yapılması 5-Proje yöneticisinin etkinliği

Proje yönetim süreç grupları

1-Başlangıç süreçleri: Proje başlatma belgesinin geliştirilmesi. Projenin resmi olarak başladığını, proje yöneticisinin resmi olarak atandığının duyurulması, projenin ürün/hizmeti tanımlaması, hedeflediği iş gereksinimlerini tarif etmesi, proje yöneticisinin ihtiyaç duyacağı kaynakları tedarik etmesi yetkisinin verilmesi.

Proje başlatma belgesi içeriği: Proje amacı ve gerekçesi, ölçülebilir proje hedefleri ve başarı kriterleri, üst seviye proje tanımı, ürün karakteristikleri, kilometre taşı listesi, özel bütçe, üst seviye riskler, proje onay gereksinimleri, atanmış proje yöneticisi, sorumlulukları ve yetki seviyesi, proje başlatma belgesini onaylayacak kişilerin adları ve sorumluluklarını içerir. Amaç, çıktı, risk ve paydaş

Proje paydaşlarının belirlenmesi: Projeden etkilenen şahıs ve organizasyonların belirlenmesi ve onların proje başarısına yönelik ilgi, katılım ve etkilerini belgelemek üzere yapılan çalışmalardır

Paydaşlar belirlenirken: ad soyad, organizasyondaki yeri, görev yeri, projedeki rolü, iletişim bilgileri, değerlendirme belgesi (temel gereksinimleri, beklentileri, projedeki potansiyel etkisi, hangi aşama ile ilgili olduğu), paydaş sınıfı (iç/dış, tarafsız/karşıt) paydaş listesi dökümanında kayıt altına alınır.

Paydaş analiz matrisi: Paydaş ilgi ve güç matrisi

2-Planlama süreç grubu: En önemli adım. Yapılacak ilerin yol haritası, alternatif yaklaşımları belirlemeye yarar, potansiyel güçlükleri keşfetmeye, geleceği görmeye yarar, verimlilik için esas teşkil eder, kontrolü sağlamak için önemli bir araçtır, kurumsal hafızayı destekler

İlk adım gereksinimlerin toplanması: proje hedeflerine ulaşmak için proje paydaşlarının ihtiyaçlarını tanımlama ve belgeleme sürecidir.

Diğer adım kapsamın tanımlanması: Proje Kapsam Bildiriminin ayrıntılı hazırlanması proje başarısı için çok önemlidir. Proje kampsam bildirimi oluşturulur ve projenin temel kısıt, varsayım, teslimat ve tahminleri, başlangıç sürecine göre daha detaylı olarak belirlenir.         

Sonraki adım iş kırılım yapısının oluşturulması: Projenin bütün kapsamı oluşturulur ve özetlenir, İş kırılım yapısında olmayan işin proje kapsamında olmadığı kabul edilir, her bir alt seviyeye inildikçe iş paketleri netleşir, iky oluşturulma sürecinde projenin teslimatları (deliverables) ortaya çıkar.

Sonraki adım aktivitelerin tanımlanmasıdır. Tanımlama sonrası zaman çizelgesi geliştirilmesi için aktivite sıralanması gerçekleştirilir. Öncül, ardıl ve kilometre taşı oluşturulur.

Aktivite kaynakları tahminleme: Aktivite için gerekli kaynaklar belirlenir. Her bir aktivite için proje yöneticisinin gerekli gördüğü miktarda ve tipte kaynak atanır. İşlem sonunda her aktivitede hangi vasıfta ve miktarda kaynak atandığının listesi çıkar.

Aktivite sürelerinin tahmin edilmesi: Her aktiviteye atanmış olan kaynak miktarı ve tipine göre aktivitelerin süreleri tahmin edilir. Süre tahminleme de dikkate alınması gereken pek çok faktör vardır: İşin özelliği, işin yeri, işin teknik açıdan zorluğu, atananların deneyimi

Zaman çizelgesinin geliştirilmesi: süre tahminleme ve aktivite sıralama çıktılarına dayanarak aktivitelerin başlangıç ve bitiş tarihlerinin belirlenmesidir. Tekrarlanan bir süreçtir, proje planın yapılıp, zaman çizelgesi temel çizgisi olarak kaydedildikten sonra zaman içinde güncellemeler görülebilir.

Zaman çizelgesinin geliştirilmesi için araç ve teknikler

1. Kritik yol metodu: Projenin en erken ne kadar sürede tamamlanacağını gösteren analiz yöntemidir. Kritik yoldaki aktivitelerden birinin gecikmesi projenin gecikmesi anlamına gelecektir.

2. Zaman sıkıştırma teknikleri: Projenin bitiş tarihini öne çekmek için kullanılan tekniklerdir. Crashing, (kaynak yükleme) bir aktiviteye ekstra kaynak yüklemek anlamına gelir. Fast tracking (paralel çalışma) ise bağlantılı iki aktivitedeki öncül olanı bitmeden ardılına başlamak demektir.

Zaman planı geliştirilmesi sonrası diğer aşama maliyetlerin tahmin edilmesidir. Maliyetlerin belirlenmesi ile proje bütçesinin belirlenmesi sağlanır.

Bir sonraki süreç kalite yönetim planıdır. Ürünün, projenin, sözleşmenin kalite hedeflerini tanımlar. Doğrulama ve kabul kriterleri belirlenir. Süreçlerin ve ürünün uygunluğu güvence altına alınır. Bir diğer konu insan kaynakları planının geliştirilmesidir. Bir diğer ise iletişimin planlanmasıdır. Risk yönetimi ile ilgili planlamanın da gerçekleştirilmesi, risklerin niceliksel ve niteliksel analizini yapılması ve bu kapsamda risk yanıtları tanımlanmalıdır. Bir diğer aşama ise tedariklerin planlanmasıdır. Son süreç ise paydaş yönetiminin planlanmasıdır. Habersiz,dirençli,tarafsız,destekleyici,lider kategorisinde analizler yapılır.

Yürütme Süreçleri:

Planlama sürecinde yapılan çalışmaların yerine getirilmesine yönelik süreçtir. Bu süreçler esnasında değişiklik isteklerinin (change requests) gelmesi beklenir. Değişiklik talep formu doldurulur, değişiklik kontrol grubu inceler ve onaylar.

İlk aşama kalite güvencesinin sağlanması sürecidir. Kalite beklentilerinin sağlanması için gerekli olan süreçlerin işleyişini denetler. İlgili planlama süreci:

Kalitenin planlanması

Proje ekibinin oluşturulması ve geliştirilmesi

Ekiplerin yönetimi

Bruce Tuckman’ın ekip geliştirme teorisi: 1965 yılında yayınlanan teori ekip gelişiminin 5 aşamadan (oluşum, karmaşa, düzenleme, performans, çözülme) oluştuğunu ve proje yöneticisinin her aşamada farklı bir liderlik sergilemesi gerektiğini savunur.

Proje ekibinin yönetilmesi:

-yaptırım gücüyle ilgili yaklaşımlar: ödül vadetme, korkutma, meşru güç, bilgi gücü, dolaylı güç

-çatışma konusuyla ilgili yaklaşımlar: yüzleşme/problem çözümü, iş birliği, uzlaşma, yumuşatma/uyum sağlama, geri çekilme/kaçınma, zorlama

Tedariklerin yönetilmesi: satıcılar seçilir, sözleşme imzalanır. Sözleşmede: ürün/hizmet tarifi, tedarik zamanı, tarafların sorumlulukları, fiyat, ödeme biçimi, garantiyi içerir

Paydaş beklentilerinin yönetilmesi: paydaş beklentisine uyumlu çalışmaların yapılması.

İzleme ve Kontrol Süreç grubu:

Tüm projeyi kapsar. Tüm çalışmaların kontrol edilmesidir. Plana uyumluluk göz önünde bulundurulur. Kapsam, zaman, maliyet temel planlarına uyumluluğu göz önünde bulundurulur.

Entegre değişiklik kontrolünün gerçekleştirilmesi: Değişiklik kontrol kurulunda şu kişiler muhakkak bulunmalıdır; müşteri temsilcisi, proje sponsoru ve proje yöneticisi.

Proje kapsam yönetimi: Kapsamın doğrulanması, Kapsamın kontrolü

Zaman çizelgesinin kontrolü gerçekleştirilir. İşlerin zaman çizelgesine uyumluluğu kontrol edilir.

Bir diğer adım maliyetlerin kontrolüdür. Projenin bütçesi ile ilgili olan değişiklikler kontrol edilir.

Kalite kontrolünün gerçekleştirilmesi: Ortaya çıkan ürün ve hizmetin kalite beklentilerine uygunluğu test edilmiştir.

Bir diğer önemli süreç performansın raporlanmasıdır. Performans raporlaması: Projenin durum raporlaması, projenin ilerleme raporlaması ve projenin tahmin raporlaması içeriklerini içerir.

Son adım ise paydaş katılımının kontrolünün gerçekleştirilmesidir.

Kapanış Süreci:

Projeyle ilgili veya projenin fazıyla ilgili yapılan işlerin resmen bitirilmesi bu süreç grubunda yer alır. Yapılması gerekenler:

Tedariklerin kapatılması, işin müşteriye devredilmesi, proje başarısının değerlendirilmesi, alınan derslerin raporunun hazırlanması, kayıtların arşivlenmesi, ekibin serbest bırakılması, kapanış duyurusunun yapılması. Kapanış duyurusu ile proje tamamlanmış olur.

Proje yönetimi bilgi alanları süreç haritasını oluşturmak gereklidir.

Proje entegrasyon yönetimi

Proje yönetimi süreç grupları içindeki çeşitli süreçleri ve proje yönetimi aktivitelerini belirleyen, tanımlayan, birleştiren ve koordine eden süreçleri ve aktiviteleri içerir. Bu bağlamda entegrasyon projenin paydaş beklentilerini başarıyla yönetmek ve gereksinimleri yerine getirmek suretiyle tamamlanması açısından çok önemli olan birleştirme, pekiştirme, iletişim ve bütünleştirme eylemlerini içine alır.

Entegrasyon yöntemi süreçleri:

a-Proje başlatma belgesinin geliştirilmesi: Proje oluşmasına resmi olarak onay veren ve proje aktivitelerine organizasyonel kaynakları proje aktivitelerine atamak için proje yöneticisine yetki sağlayan bir doküman oluşturma sürecidir. Proje başlatma belgesinde iş ihtiyaçları, mevcut müşteri ihtiyaçları ve ortaya çıkarılması amaçlanan yeni ürün hizmet ya da sonuç belgelenir.

b-Proje yönetim planının geliştirilmesi: Tüm alt destekleyici planları tanımlamak, hazırlamak, bütünleştirmek ve koordine etmek için gerekli eylemlerin belgelenmesi sürecidir. Proje yönetim planı, planlama süreçlerinin çıktısı olan tüm alt yönetim planlarını ve temel çizgileri bütünleştirir ve birleştirir. Tüm planların üstündedir diğer planlar alt bileşenidir.

c-Proje çalışmalarının yürütülmesi ve yönlendirilmesi: Proje hedeflerine ulaşmak üzere ilerlemeyi izleme, gözden geçirme ve düzenleme sürecidir (Yürütme). -Teslimatlar

d-Proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrolü: Proje yönetim planında tanımlanan performans hedeflerine ulaşmak üzere ilerlemeyi izleme, gözden geçirme ve düzenleme sürecidir. (Düzeltici ve önleyici planlar vardır) (İzleme ve kontrol)-Değişiklik talepleri

e-Entegre değişiklik kontrolünün gerçekleştirilmesi: Teslimatlara, organizasyonel süreç varlıklarına, proje belgelerine ve proje yönetim planına ilişkin tüm değişiklik taleplerinin değerlendirilmesi, değişikliklerin onaylanması ve yönetilmesi sürecidir. (Kurul olmalıdır) (İzleme ve kontrol)-Değişiklik talebi güncellemeleri

f-Proje ya da fazın kapatılması: Projenin ya da fazın resmi kapanışında tüm proje yönetimi süreç gruplarındaki tüm aktiviteleri sonuçlandırma sürecidir.(Kapanış) Proje ya da faz kapanış belgeleri; proje ya da faz tamamlandığını ya da tamamlanan proje ya da fazın teslimatlarının başka bir aşamaya, örneğin bir operasyon grubuna ya da bir sonraki faza aktarıldığını gösteren resmi dokümantasyondur. Tarihsel bilgiler; Tarihsel bilgiler ve alınan ders bilgileri, gelecekteki projelerde ve fazlarda kullanılmak üzere alınan dersler bilgi tabanına aktarılır. Bunlar arasında sorunlara ve risklere ilişkin bilgilerin yanı sıra olumlu sonuç veren ve gelecekteki ürünlerde kullanılabilecek tekniklerde yer alabilir. -Son ürün veya hizmet ya da sonuç-Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri

Girdiler ile araç ve teknikler: İş gerekçesi, anlaşmalar, çevresel faktörler, proje çalışma bildirimi, uzman görüşü, kolaylaştırıcı teknikler

Proje Kapsam yönetimi

Projeyi başarıyla tamamlamak amacıyla, projenin tüm gerekli çalışmaları içermesini sağlamaya yönelik süreçlerden oluşur. Proje kapsamını yönetmek öncelikle projeye nelerin dahil edileceğini ve edilmeyeceğini tanımlama ve kontrol etme işidir. Kapsam yönetimi süreçleri:

-Kapsam yönetiminin planlanması: Proje kapsamının nasıl tanımlanacağı, geçerli kılınacağı ve kontrol edileceğini belgeleyen kapsam yönetim planı oluşturma sürecidir. (Planlama)

Kapsam yönetimi planı

Gereksinim yönetim planı: Gereksinim yönetim planı gereksinimlerin proje sürecine nasıl analiz edileceğini, belgeleneceğini ve yöneticeliğini belgeler. Fazlar arası ilişkilerin, gereksinimlerin nasıl yönetileceği üzerinde büyük etkisi vardır.

Gereksinimlerin toplanması: Proje hedeflerine ulaşmak amacıyla, paydaların ihtiyaçlarının tanımlanması ve belgelenmesi sürecidir. (Planlama) Gereksinim dökümantasyonu: Gereksinim dökümantasyonu her bir gereksinimin projeyle bağlantılı iş ihtiyacını nasıl karşıladığını açıklar. Gereksinimler başlangıçta genel bir liste olarak hazırlanabilir ve daha çok bilgi edildikçe kademeli olarak daha ayrıntılı hale gelebilir.

Gereksinim izlenebilirlik matrisi: Gereksinim izlenebilirlik matrisi, gereksinimlerin başlangıç noktalarıyla bağlantısını gösteren ve proje yaşam döngüsü boyunca izlenebilmelerini sağlayan bir tablodur. Bir gereksinim izlenebilirlik matrisinin uygulanması, gereksinimleri iş ve proje hedefleriyle bağlantılı hale getirerek her bir gereksinimi iş değeri katmasını güvence altına almaya katkıda bulunur.

Kapsamın tanımlanması: Proje ve ürünün ayrıntılı bir açıklamasının oluşturulma sürecidir. (Planlama) Proje kapsam bildirimi: Proje kapsam bildiriminde projenin teslimatları ve bu teslimatları yaratmak için gerekli çalışmalar ayrıntılı olarak açıklanır. Proje kapsam bildirimi, ayrıca, proje paydaşlarının proje kapsamına ilişkin ortak bir anlayışa sahip olmalarını sağlar.

İş kırılım yapısının oluşturulması: Proje teslimatlarının ve proje çalışmalarının daha küçük ve yönetilebilir bileşenlere ayrılma sürecidir. (Planlama)

İKY: İKY, proje ekibinin proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli teslimatları yaratmak için yürüttüğü çalışmaların teslimata yönelik olarak hiyerarşik şekilde ayrıştırılmasıdır. İKY’nin her alt seviyesi proje çalışmalarının giderek ayrıntılandırılan bir tanımını temsil eder. İKY, çalışma pratikleri için kontrol hesaplarının ve hesap kodları için benzersiz bir belirtecin belirlenmesiyle sonuçlanır. Bu belirteçler maliyet zaman çizelgesi ve kaynak bilgilerinin hiyerarşik bir şekilde toplanması için bir yapı sağlar.

İKY Sözlüğü: İky’nin oluşturulması süreciyle üretilen ve iky’yi destekleyen bir belgedir. İky sözlüğü çalışma paketleri ve kontrol hesaplarıda dahil olmak üzere,iky’nin bileşenlerinin daha ayrıntılı olarak tanımlanmasını sağlar.

Kapsamın doğrulanması: Tamamlanan proje teslimatlarının kabulünü resmileştirme sürecidir. (onaylanması) -teslimatlar -değişiklik talepleri

Kapsamın kontrolü: Proje ve ürün kapsamının durumun izlenmesi ve kapsam temel çizgisindeki değişikliklerin yönetilmesi sürecidir. (izleme ve kontrol)

Proje bağlamında kapsam terimi şu anlamlara gelebilir:

Ürün kapsamı: Bir ürün, hizmet ya da sonucunu tanımlayan özellikler ve fonksiyonlar

Proje kapsamı: Belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalardır.

Proje Zaman Yönetimi

Proje zaman yönetimi: projenin zamanında tamamlanabilmesi için gerekli süreçlerden oluşur.

Zaman yönetimi süreçleri:

1. Zaman çizelgesi yönetiminin planlanması: Proje zaman çizelgesinin planlanması, geliştirilmesi, yönetilmesi ve kontrol edilmesi için politikalar, prosedürler ve belgelerin oluşturulma sürecidir. (Planlama)- Zaman çizelgesi yönetim planı

2. Aktivitelerin tanımlanması: Proje teslimatlarını üretmek için yerine getirelecek özel eylemlerin belirlenmesi sürecidir. Bu süreçle aktivite listesi, kilometre taşı listesi oluşturulur. (Planlama)

3. Aktivitelerin sıralanması: Proje aktiviteleri arasındaki ilişkileri belirleme ve belgeleme sürecidir. Bu sürecin aktiviteler arası bağımlıkların belirlenmesi çalışmasıyla işletilmesi gerekmektedir. (Planlama)- Ağ şemaları-Öncül/ardıl ilişkisi

4. Aktivite kaynaklarının tahmin edilmesi: Her bir aktiviteyi yerine getirmek için gerekli malzeme, insan, araç ya da gereçlerini türünü ve miktarlarını tahmin etme sürecidir. (Planlama)-Aktivite kaynak gereksinimleri

5. Aktivite sürelerinin tahmin edilmesi: Tahmin edilen kaynaklarla her bir aktivitenin tamamlanması için gerekli çalışma sürelerini yaklaşık olarak tahmin etme sürecidir. Tahmin etme teknikleri (Parametrik, 3 nokta, Örneksel vb.) kullanılarak yapılır. (Planlama) -Aktivite süre tahminleri

6. Zaman çizelgesinin geliştirilmesi: Proje zaman çizelgesini oluşturmak üzere aktivite sıralamalarını, sürelerini, kaynak gereksinimlerini ve zaman çizelgesi kısıtlarını analiz etme sürecidir. Kritik yol metodu, kaynak dengeleme, zaman sıkıştırma teknikleri kullanılarak yapılır. -Baseline

7. Zaman çizelgesinin kontrolü: Projedeki ilerlemeyi güncellemek üzere durumun izlenmesi ve zaman çizelgesi temel çizgisindeki değişikliklerin yönetilmesi sürecidir. Varyans analizi, önden gitme ve beklemelerin yönetilmesi teknikleri uygulanır. (İzleme ve kontrol)

Proje Maliyet yönetimi

Projenin onaylanan bütçe çerçevesinde tamamlanabilmesi için maliyetlerin tahminine, bütçelenmesine ve kontrolüne yönelik süreçleri içerir.

Maliyet yönetimi süreçleri:

1. Maliyet yönetiminin planlanması: Proje maliyetlerinin planlanması, yönetilmesi, sarf edilmesi ve kontrol edilmesi için politikalar, prosedürler ve belgelerle kurulan süreçtir. -Maliyet yönetim planı

2. Maliyetlerin tahmin edilmesi: Proje aktivitelerini tamamlamak için gerekli parasal kaynaklar için bir tahmin geliştirme sürecidir. Maliyetleri tahmin etme süreci her bir aktivite maliyetinin kesin olarak ne kadar olacağını bulmak anlamına gelir. Bu nedenle her aktivite için zaman, malzeme maliyeti ve belirlenebilen diğer faktörler üzerinden bir tahmin yapılır.- Aktivite maliyet tahminleri: Aktivite maliyet tahminleri proje çalışmalarını tamamlamak için gerekli olsa maliyetlerin niceliksel değerlendirilmeleridir. Maliyet tahminleri özet şeklinde ya da ayrıntılı olarak sunulabilir. Aktivite maliyet tahminine uygulanan tüm kaynaklar için maliyetler tahmin edilebilir. Bunlardan bazıları doğrudan işgücü malzemeleri, teçhizat hizmetleri, bilgi teknolojisi ve enflasyon indirimi ya da bir beklenmedik durum maliyet yedeği gibi özel durumlardır.

3. Bütçenin belirlenmesi: Onaylanmış bir maliyet temel çizgisi belirlemek üzere her bir aktivitenin ya da çalışma paketinin tahmini maliyetlerini bir araya getirilmesi sürecidir. Bu süreçte tüm tahminler toplanır ve temel çizgi oluşturulur. Temel çizgi oluşturulduktan sonra gelecekteki bütün harcamalar temel çizgiyle karşılaştırılır. -Maliyet performansı temel çizgisi: Maliyet performansı temel çizgisi toplam maliyet performansını ölçmek, izlemek ve kontrol etmek için kullanılan onaylanmış zaman fazlı planlanan bütçedir.

Ekip üyelerinden biri proje yönetici onayı ile bütçede değişiklik yapıyorsa maliyet yönetimi sürecinde gerçekleştirilir.

Proje Kalite Yönetimi

Projeyi yürüten organizasyonun, projenin yapılma amacı olan ihtiyaçları karşılamasına yönelik kalite politikalarının, hedeflerini ve sorumluluklarını belirleyen süreçleri ve aktiviteleri içerir. Proje kalite yönetiminde, politika ve prosedürler yoluyla kalite yönetim sistemi uygulanır ve proje boyunca uygun olduğu durumlarda sürekli süreç iyileştirme aktiviteleri gerçekleştirilir.

Proje kalite yönetimi süreçleri:

1. Kalite yönetiminin planlanması: Proje ve ürün kalite gereksinimlerinin ve/veya standartlarının belirlenmesi ve projenin bunlara uyulduğunu nasıl göstereceğinin belgelenmesi sürecidir. -Kalite yönetim planı: Kalite yönetim planında, proje yönetim ekibinin projeyi yürüten organizasyonunun kalite politikasını nasıl uygulayacağı açıklanır. Proje yönetim planının bir bileşeni ya da alt planıdır. Kalite kontrol listelerini içerir.

2. Kalite güvencesinin sağlanması: Uygun kalite standartlarının belirlenmesi ve operasyon tanımlarının kullanılmasını sağlamak amacıyla kalite gereksinimlerinin ve kalite kontrol ölçüm sonuçlarını yürütme sürecidir. (yürütme)

3. Kalite kontrolünün gerçekleştirilmesi: Performansı değerlendirmek ve gerekli değişiklikleri tavsiye etmek üzere, kalite aktivitelerinin yürütülmesinin  sonuçlarını izleme ve kaydetme sürecidir. -Onaylanmış teslimatlar

Kalitenin temel 7 aracı: iş akışlarının oluşturulması, balık kılçığı diye ifade edilen neden sonuç ilişkisinin oluşturulması veya kontrol grafiği gibi teknikler kullanılarak projenin kalite kontrolü gerçekleştirilir.

Proje İnsan kaynakları Yönetimi

Proje ekibinin organize edilmesine, yönetilmesine ve yönlendirilmesine yönelik süreçleri içerir. Proje ekibi, projenin tamamlanması amacıyla rol ve sorumluluklar üstlenmiş kişilerden oluşur. Proje ilerledikçe proje ekini üyelerinin türü ve sayısı sık sık değişebilir. Proje ekibi üyeleri proje personeli olarak da adlandırılabilir. Proje ekibi üyelerinin proje planlamasına ve karar alma sürecine katılmalarına yararlı olabilir. Ekip üyelerinin projeye erken bir aşamada dahil olmaları ve katılmaları planlama sürecinde daha fazla uzmanlık bilgisine sahip olmalarını ve projeye daha çok bağlılık duymalarını sağlayabilir.

Proje yönetim ekibi proje ekibinin bir alt kümesidir ve çeşitli proje fazlarının başlatılması planlanması yürütülmesi izlenmesi kontrol edilmesi ve kapatılması gibi proje yönetimi ve liderliği aktivitelerinden sorumludur. Bu gruba çekirdek ekip üst düzey ekip ya da liderlik ekibi de denilebilir.

Küçük projelerde proje yönetimi sorumlulukları ekibin tamamı arasında paylaştırabilir ya da tamamen proje yöneticisi tarafından üstlenebilir. Proje sponsoru proje yönetim ekibiyle birlikte çalışır ve genellikle projenin finansman kapsamının netleştirilmesi ilerlemenin izlenmesi paydaşların üzerinde projenin yararına olacak şekilde etki oluşturması gibi konularda yardımcı olur.

İnsan kaynakları yönetimi süreci:

1. İnsan kaynakları yönetiminin planlanması: Projeye ait rollerin sorumlulukların gerekli becerilerin ve raporlama ilişkilerinin belirlenmesi ve belgelenmesi personel yönetim planının geliştirilmesi sürecidir. Bir yönetim planının bir parçası olan insan kaynakları planı, proje insan kaynaklarının nasıl tanımlanacağı görevlendirileceği yönetileceği kontrol edileceği ve sonuçta görevlere nasıl son verileceği konularında rol gösterici niteliktedir. Kaynak histogramı hazırlanır.

2. Proje ekibinin oluşturulması: İnsan kaynağının kullanılabilirliğinin doğrulanması ve proje rollerini yerine getirecek ekibin kurulması sürecidir.

Proje personeli atamaları: Bu atamalarla ilgili dökümantasyonun içinde proje ekibi rehberi ekip üyelerine gönderilen belgeler ve proje yönetimi planının başka bölümlerine örneğin proje organizasyon şemalarına ve zaman çizelgelerine girilen adlar yer alır.

Kaynak takvimleri: Kaynak takvimlerinde bir proje ekibi üyesinin proje için çalışabileceği zaman dilimleri belgelenir. Güvenilir bir zaman çizelgesi oluşturmak her bir üyenin zaman çizelgesiyle ilgili çalışmalarını örneğin izin zamanlarını projelerle ilgili çalışmalarını çok iyi bilerek ekip üyelerinin mevcut olduğu zaman dilimlerini doğru bir şekilde belgelemeye bağlıdır.

• Proje ekibinin geliştirilmesi: Proje performansını arttırmak amacıyla yetkinliklerin ekip etkileşimlerinin ve genel ekip ortamının iyileştirilmesi sürecidir.(Yürütme)-Ekip performansının değerlendirilmeleri

Proje İletişim Yöntemleri

Proje iletişim yöntemi, proje bilgilerinin zamanın da ve uygun şekilde üretilmesi, toplanması, dağıtılması, saklanması, erişilmesi ve nihai olarak tanzim edilmesi için gerekli süreçleri içerir.

Proje yöneticileri zamanlarının büyük bir bölümünü ekip üyeleriyle ve gerek organizasyon içi gerekse organizasyon dışı paydaşlarla iletişim kurmaya ayırırlar. Etkin bir iletişim, farklı kültürel ve organizasyonel geçmişleri, farklı deneyim düzeylerini ve projenin yürütülmesi ya a sonucuna ilişkin bakış açılarını ve çıkarları birleştirerek projeyle ilişkili çok farklı özelliklere sahip paydaşlar arasında bir köprü oluşturur.

Proje Risk Yönetimi       

Bir projede risk yönetiminin planlanması belirlenmesi analizi yanıtların planlanması izlenmesi ve kontrol edilmesi süreçlerini içerir. Proje risk yönetiminin hedefleri projede olumlu olayların olasılığını ve etkilerini arttırmak olumsuz olayların olasılığını ve etkilerini azaltmaktır.

1. Risk yönetiminin planlanması: Bir projede risk yönetimi aktivitelerinin nasıl yürütüleceğini tanımlama sürecidir. Risk yönetimi planında projede risk yönetiminin nasıl yapılacağını ve gerçekleştirileceğini açıklar. Bu plan proje yönetimi planının bir alt kümesi haline gelir.

2. Risklerin tanımlanması: Risk listesine ilk olarak risklerin tanımlanması sürecinin ana çıktıları da risk listesine işlenir. Ve risk listesinin içerdiği bilgi düzeyi ve türü zaman içerisinde artar. Risk listesinin hazırlanması risklerin tanımlanması sürecinde aşağıdaki bilgilerin girilmesiyle başlar ve daha sonra risk listesi proje yönetimi ve proje risk yönetimi süreçlerine de açılır.-Tanımlanan risklerin listesi -Potansiyel yanıtların listesi

3. Niteliksel risk analizinin yapılması: Risklerin gerçekleşme olasılıklarını ve olası etkilerini değerlendirerek ve birleştirerek daha ayrıntılı bir analiz ya da eylem için riskleri önceliklendirme sürecidir.(Planlama) Olasılık ve etki analizleri matrisler üzerinden puanlarla yapılır.

4. Niceliksel risk analizi: Tanımlanan risklerin genel proje hedefleri üzerindeki etkisini sayısal olarak analiz etme sürecidir. (Monte Carlo- Delphi tekniği kullanılır.)(Planlama)

5. Risk yanıtlarının planlanması: Fırsatları çoğaltmaya ve proje hedeflerinin karşı karşıya olduğu tehditleri azaltmaya yönelik seçenekleri ve eylemleri geliştirme sürecidir.

6. Risklerin izlenmesi ve kontrol edilmesi: Proje boyunca risk yanıt planlarının uygulanması, saptanan risklerin izlenmesi, artık risklerin izlenmesi, yeni risklerin saptanması ve risk süreci etkinliğinin değerlendirilmesi sürecidir. (İzleme ve kontrol)

-Proje yönetim planı güncellemeleri

Proje Tedarik Yönetimi

Proje tedarik yönetimi, gerekli ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları proje ekibi dışında satın almak ya da elde etmek için gereken süreçleri kapsar. Organizasyon, bir projenin ürünlerinin hizmetlerinin ya da sonuçlarının alıcısı ya da satıcısı olabilir. Proje tedarik yönetimi, sözleşmeleri ve yetkili proje ekini üyeleri tarafından çıkarılan satın alma emirlerini hazırlamak ve yönetmek için gerekli sözleşme yönetimi ve değişiklik kontrol süreçlerini içerir. Proje tedarik yöntemi harici bir organizasyonun düzenlediği sözleşmenin idare edilmesini ve sözleşmenin proje ekibine yüklediği yükümlülüklerin idare edilmesini de kapsar.

Süreçleri:

1. Tedarik yönetiminin planlanması: Potansiyel satın alma kararlarının belgelenmesi, yaklaşımın belirtilmesi ve potansiyel satıcıların belirlenmesi sürecidir. -Tedarik yönetim planı – Tedarik çalışma bildirimleri –“yap ya da satın al” kararları -tedarik belgeleri

Bilgi talep dokümanı: Proje kapsamında satın alınmak istenen ürün hakkında hazırlanıp tedarikçilere ve tedarikçi adaylarına verilen bilgi talebi belgesidir. Teklif talebi belgesi ise şartnamedir.

Maliyet geri ödemeli sözleşmeler ve süre ile maliyet ödeme sözleşme türleri diğer sözleşmelerdir. Önemli olan alıcıysak sabit fiyatlı sözleşme türünü seçmektir.

• Tedariklerin yürütülmesi: Satıcılardan yanıt alma, bir satıcı seçme ve sözleşme imzalama sürecidir.(yürütme) -seçilen satıcılar -sözleşmeler

• Tedariklerin kontrolü: Tedarik ilişkilerinin yönetilmesi, sözleşme performanslarının izlenmesi ve gerekli olduğunda değişikliklerin ve düzeltmelerin yapılması sürecidir.(izleme ve kontrol)-Değişiklik talepleri

• Tedariklerin kapatılması: Proje kapsamındaki tüm tedariklerin kapanmasıdır. Alıcı ve satıcı arasında düzenlenmiş hukuki belgeler olan sözleşmelerle ilgilidir. Sözleşme satıcıyla belirlenmiş ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları temin etme, alıcıyla da para ya da başka değerlerle ödeme yapma yükümlülüğü getiren karşılıklı olarak bağlayıcı bir anlaşmadır. Sözleşme basit ya da karmaşık olabilir ve teslimatlarının ve bunlar için gereken çabanın basitliğini ya da karmaşıklığını yansıtabilir.

Proje paydaş yönetimi

Projeyi etkileyebilecek veya projeden etkilenebilecek insanların, grupların veya organizasyonların tanımlanması: paydaşların beklentilerinin ve bunların proje etkilerinin analiz edilmesi ve paydaşların proje kararları ve bunların uygulanmasına etkili biçimde katılımına yönelik uygun yönetim stratejilerinin oluşturulması için gerekli olan süreçleri kapsar.

Süreçleri:

1. Paydaşların belirlenmesi: Projeden etkilenen tüm kişi ve organizasyonları belirleme ve onların çıkarlarına projeyle ilişkilerine ve projenin başarısı üzerindeki etkilerine ilişkin bilgileri belgeleme sürecidir. Paydaş listesi: Paydaşların belirlenmesi sürecinin ana çıktısı paydaş listesidir. Paydaş listesi, belirlenen paydaşlarla bağlantılı olarak tüm ayrıntıları içerir. Kimlik bilgileri, değerlendirme bilgileri, paydaş sınıflandırması gibi.

2. Paydaş yönetiminin planlanması: Projenin yaşam döngüsü boyunca paydaşların etkin bir biçimde katılımını sağlamak için, ihtiyaçları, çıkarları ve projenin başarısına potansiyel etkilerinin analizine bağlı olarak uygun yönetim stratejilerinin geliştirilmesi sürecidir. (planlama)-Paydaş yönetim planı

3. Paydaş katılımının yönetilmesi: Projenin yaşam döngüsü boyunca paydaşların ihtiyaçlarının/beklentilerinin karşılanması, ortaya çıkan soruların ele alınması ve paydaşların proje aktivitelerine katılmaya uygun şekilde teşvik edilmesi için paydaşlarla iletişim kurma ve onlarla birlikte çalışma sürecidir. (yürütme) -sorun kaydı -değişiklik talepleri

4. Paydaş katılımının kontrolü: Tüm proje paydaşlarının ilişkilerinin izlenmesi ve stratejilerin ve planların onların katılımını sağlayacak şekilde düzenlenmesi sürecidir. (izleme ve kontrol)

Paydaşlarla ilgili nasıl iletişim kurulacağı iletişim yönetim planında bulunur.